С 2024 года переход на электронный документооборот (ЭДО) станет обязательным для всех бюджетных учреждений. Это означает, что все документы будут обрабатываться и храниться в электронном виде. Это существенно упростит процесс ведения бухгалтерского учета и повысит его эффективность. Переход на ЭДО осуществляется в соответствии с приказом Минфина от 15.04.2021 № 61н и с изменениями, внесенными приказом от 28.06.2022 № 100н.
Однако, многие бюджетные учреждения сталкиваются с вопросом, как перейти на ЭДО и что нужно сделать, чтобы соответствовать требованиям закона о электронном документообороте.
В данной статье мы рассмотрим основные моменты, связанные с обязательным переходом на ЭДО в 2023 году.
Что будет, если компания не перейдет на ЭДО
В случае, если организация не осуществила переход на ЭДО и не соблюдает требования к электронному бухгалтерскому учету, должностные лица могут быть оштрафованы в соответствии со статьей 15.11 КоАП РФ:
- До 10 тысяч рублей при однократном нарушении
- До 20 тысяч рублей при повторном нарушении
Новые правила электронного документооборота с 2023 года
Согласно последним изменениям законодательства, в 2023 — 2024 годах все бюджетные учреждения должны перейти на электронный бухгалтерский учет.
Минфин установил единые правила формирования и применения унифицированных форм электронных документов бухгалтерского учета:
- электронные первичные учетные документы
- электронные регистры бухгалтерского учета
В перечень унифицированных форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета входят:
- Ведомость группового начисления доходов
- Акт о консервации (расконсервации) объекта основных средств
- Извещение о начислении доходов (уточнении начисления)
- Акт приема-передачи объектов, полученных в личное пользование
- Акт об утилизации (уничтожении) материальных ценностей
- Акт о признании безнадежной к взысканию задолженности по доходам
- Ведомость начисления доходов бюджета
- Решение о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов
- Решение о проведении инвентаризации и др.
Учреждение может самостоятельно расширить перечень документов, переведя их в цифровое пространство, в том числе использовать электронное программное обеспечение для формирования документов, а также ввести ЭДО и в кадровом деле.
Как оформлять электронные документы?
Форма электронного документа состоит из трех частей
Заголовочная часть
Заголовочная часть содержит общие реквизиты:
- Наименование формы электронного документа
- Код формы ОКУД
- Дата в формате "ДД.ММ.ГГГГ”
- Наименование учреждения (субъекта учета) с уникальным кодом по Сводному реестру
- Наименование структурного подразделения или учреждения, в котором сформирован документ
- Наименование главного администратора бюджетных средств с указанием кода главы по БК
- Наименование бюджета бюджетной системы Российской Федерации с кодом ОКТМО бюджета
- Наименование единицы измерения в валюте Российской Федерации и код по Общероссийскому классификатору единиц измерения (ОКЕИ) или в иностранной валюте и соответствующий код по Общероссийскому классификатору валют (ОКВ)
Содержательная часть
Содержательная часть формы представляется в виде табличной или текстовой частей, содержащих:
- Наименования показателей
- Коды показателей по соответствующим классификаторам
- Содержание операции
- Значения в натуральном или денежном выражении.
Часть электронных документов содержит реквизит "Идентификатор контрагента”. Здесь отражается уникальный идентификатор контрагента, состоящий из 22 разрядов:
В разряде 1 - тип контрагента, где:
"1" - физическое лицо;
"2" - юридическое лицо - резидент Российской Федерации;
"3" - юридическое лицо - нерезидент Российской Федерации;
"4" - физическое лицо, индивидуальный предприниматель, перешедшие на специальный налоговый режим "Налог на профессиональный доход" (далее - самозанятый);
В разрядах 2 и 3 - код типа документа:
при формировании идентификатора контрагента физического лица (тип контрагента "1") допускается применение следующих кодов типа документов:
"01" - паспорт гражданина Российской Федерации;
"02" - свидетельство о рождении;
"03" - паспорт моряка (удостоверение личности моряка);
"04" - удостоверение личности военнослужащего;
"05" - военный билет военнослужащего;
"06" - временное удостоверение личности гражданина Российской Федерации;
"07" - справка об освобождении из мест лишения свободы;
"08" - паспорт иностранного гражданина либо иной документ, установленный федеральным законом или признаваемый в соответствии с международным договором Российской Федерации в качестве документа, удостоверяющего личность иностранного гражданина;
"09" - вид на жительство;
"10" - разрешение на временное проживание (для лиц без гражданства);
"11" - удостоверение беженца;
"12" - миграционная карта;
"13" - паспорт гражданина СССР;
"14" - страховой номер индивидуального лицевого счета застрахованного лица в системе персонифицированного учета Пенсионного фонда Российской Федерации;
"22" - водительское удостоверение;
"24" - свидетельство о регистрации транспортного средства в органах Министерства внутренних дел Российской Федерации;
"25" - охотничий билет;
"26" - разрешение на хранение и ношение охотничьего оружия;
"28" - паспорт гражданина Российской Федерации, являющийся основным документом, удостоверяющим личность гражданина Российской Федерации за пределами территории Российской Федерации, в том числе содержащий электронный носитель информации;
"29" - свидетельство о предоставлении временного убежища на территории Российской Федерации;
"30" - свидетельство о рассмотрении ходатайства о признании беженцем на территории Российской Федерации;
при формировании идентификатора контрагента юридического лица или индивидуального предпринимателя, самозанятого указываются значения "00";
В разрядах 4 - 22 - указываются следующие значения в зависимости от типа контрагента:
При формировании идентификатора контрагента для юридических лиц - резидентов Российской Федерации в 4 - 13 разрядах - ИНН, в 14 - 22 разрядах - КПП;
При формировании идентификатора контрагента для юридических лиц - нерезидентов Российской Федерации в 4 - 13 разрядах - ИНН, в 14 - 22 разрядах - КПП. В случае наличия у юридических лиц - нерезидентов Российской Федерации кода иностранной организации (далее - КИО): в 4 - 8 разрядах - значение "00000" (нули), в 9 - 13 разрядах - КИО, в 14 - 22 разрядах - КПП;
При формировании идентификатора контрагента для индивидуальных предпринимателей в 4 - 10 разрядах - значение "0000000" (нули), в 11 - 22 разрядах - ИНН;
Оформляющая часть
Оформляющая часть формы содержит:
- Подписи должностных лиц, ответственных за совершение факта хозяйственной жизни, за его оформление электронным первичным учетным документом
- Подписи ответственных за содержащиеся в электронном документе данные.
Указанные должностные лица подписывают электронные первичные учетные документы электронными подписями с указанием даты подписания.
В реквизите "Приложение N __" указывается наименование документов, прикрепленных скан-копий документов
Оформляющая часть формы электронного документа предусматривает отражение должности исполнителя, его электронную подпись (с расшифровкой) и контактные данные (номер контактного телефона и электронный адрес).
Как перейти на ЭДО
Обязательный переход на ЭДО в 2023 включает в себя ряд технических мероприятий:
- Оборудование рабочих мест всем сотрудникам, которые будут работать в ЭДО. Для этого необходимо установить компьютеры или ноутбуки, подключенные к интернету
- Установка бухгалтерской программы, поддерживающей использование электронных первичных документов и их электронных образов
- Выпуск электронных подписей для сотрудников в зависимости от их обязанностей и круга подписываемых документов.
Итоги
- Согласно закону, переход на обязательное ЭДО для бюджетных учреждений начнется с 2024 года.
- Переход на ЭДО в бухгалтерском учете является необходимым шагом для улучшения эффективности и сокращения времени, затрачиваемого на обработку документов в бюджетных учреждениях.
- Для успешного перехода на электронный документооборот в бюджетном учреждении, организации должны оборудовать рабочие места всем сотрудникам, которые будут работать в ЭДО, установить необходимое программное обеспечение и выдать электронные подписи.
- Важно ознакомиться с правилами электронного документооборота и принять меры для обучения сотрудников новым процессам. Вы можете повысить квалификацию своих сотрудников в Институте ЕВИДПО и получить подтверждающий документ в сжатые сроки
